Categoría: Office 365

Office 365 es un conjunto de aplicaciones que permiten mejorar la productividad y trabajar de forma colaborativa con otros usuarios.

Agregar un plan al calendario de Outlook

En este artículo se explica cómo importar un Calendario de Planner dentro de Outlook en Office 365. Se indica que se debe abrir Planner y seleccionar uno de los planes creados. Desde la pestaña «Programación» se puede ver la vista de calendario del plan y luego se debe ir al menú de los tres puntos y seleccionar «Agregar plan al calendario de Outlook». Después, se elige la opción de publicar y se pincha en «Agregar a Outlook». Se asigna un nombre, un color, un icono y una categoría al calendario y se pincha en el botón de Importar para ver el calendario integrado en Outlook.

Opciones de vista en OneNote

En este artículo se describen las diferentes opciones de vista disponibles en las notas de OneNote. Para acceder a ellas, es necesario abrir una nota y seleccionar la pestaña «Vista».

Entre las opciones disponibles, se encuentran la configuración de los paneles de navegación, que permite mostrar u ocultar las secciones y páginas, así como cambiar entre diferentes blocs de notas. También se puede utilizar el lector inmersivo, que permite configurar la velocidad de reproducción, la voz y el tamaño del texto, entre otras opciones.

Además, se puede cambiar el fondo de la página, ocultar el menú superior para mejorar la vista con la opción de «Vista de lectura», ver las versiones anteriores de una página con la opción «Versiones de página» y mostrar el autor de cada nota con «Mostrar los autores». Por último, se encuentra la opción «Comprobar accesibilidad», que ofrece consejos para mejorar la accesibilidad de la página.

Dibujar en páginas de OneNote

El artículo describe cómo dibujar en un bloc de notas de OneNote en Office 365. Para ello, se debe acceder a la cuenta de Office 365 y abrir un bloc de notas. Luego, se agrega una nota y se utiliza la pestaña «Dibujar» del menú superior, donde se pueden seleccionar distintas opciones como la pluma o el resaltador para dibujar o subrayar en la nota. También se pueden cambiar los colores y el grosor de la pluma o el resaltador, y en caso de error, se puede utilizar el botón de borrador. Para mover una nota y lo dibujado, se debe utilizar el botón de selección de objetos mediante cuadrícula.

Compartir Bloc de Notas en OneNote

El proceso para compartir un bloc de notas en OneNote comienza creando el bloc de notas en nuestra cuenta de Office 365 y guardándolo en OneDrive. Este bloc de notas inicialmente es de acceso privado y solo nosotros podemos verlo. Para compartirlo, seleccionamos el bloc de notas en OneNote y hacemos clic en el icono de compartir. Desde aquí, podemos elegir el tipo de acceso que deseamos proporcionar a las personas que compartiremos, ya sea cualquier persona con el enlace, solo personas de la empresa, personas que ya tengan acceso o personas determinadas. También podemos establecer permisos de edición o solo lectura, fecha de expiración del enlace y establecer una contraseña. Una vez configurado el acceso, podemos enviar el enlace por correo electrónico o copiarlo en el portapapeles para compartirlo por Teams u otros medios. Finalmente, podemos administrar los accesos compartidos desde la ubicación original del archivo, ya sea OneDrive o SharePoint. Es importante recordar que el enlace que compartimos es solo un vínculo a nuestro bloc de notas, y el archivo real sigue ubicado en OneDrive o SharePoint.

Bloc de notas de equipo en OneNote

Este artículo explica cómo administrar un bloc de notas de equipo en OneNote en Office 365. Los blocs de notas pueden ser personales o de equipo y se almacenan en OneDrive o SharePoint respectivamente. Para identificar si un bloc de notas es personal o de equipo, se debe verificar si está guardado en OneDrive o SharePoint. Los usuarios pueden crear un nuevo bloc de notas en su OneDrive o acceder a un bloc de notas de equipo a través de SharePoint o Teams. También se proporcionan instrucciones sobre cómo agregar un bloc de notas de equipo como pestaña en Teams.

Gestión de versiones desde OneDrive

En este artículo se explica cómo trabajar con versiones de documentos en Office 365 utilizando OneDrive para la empresa. Cuando se sube un archivo de Word o Excel y se realiza una modificación, se guardan automáticamente y se crean versiones de cada cambio. Desde la opción «Historial de versiones» en el menú «Información» del documento, se pueden ver y restaurar versiones anteriores del documento. Este mismo versionado también se aplica a otros tipos de archivos, como PDF. Al compartir documentos, se puede estar seguro de que otros usuarios pueden acceder a los mismos y realizar modificaciones sin miedo a perder información. Además, si los documentos son Word o Excel, es posible ver la foto de lo que contiene cada versión a tiempo real desde sus respectivas aplicaciones.

Generar un PDF en OneDrive desde un archivo

Este tutorial explica cómo crear un archivo PDF en Office 365 a partir de un documento de Word o Excel almacenado en OneDrive. Para hacerlo, se debe seleccionar el archivo de Word o Excel y hacer clic en los tres puntos para abrir las opciones, luego ir a «Automatizar» y seleccionar «Copiar archivo como PDF en OneDrive». A continuación, se ejecuta el flujo de conversión del archivo y se crea el archivo PDF en la misma ubicación que el archivo original en OneDrive. Este proceso también se puede realizar con archivos de Excel.

Diferencias entre compartir y acceso directo desde OneDrive

Este artículo explica las diferencias entre compartir un archivo de OneDrive como vínculo o acceso directo. Además, muestra cómo compartir un archivo con otras personas y cómo conceder acceso directo a usuarios específicos. También se describe cómo eliminar vínculos y accesos directos y recuperar el control exclusivo del archivo en OneDrive.

Crear un flujo de Aprobación desde OneDrive

El artículo explica cómo crear un flujo de trabajo de aprobación de documentos en OneDrive. Seleccionando «Solicitar aprobación», se puede elegir quiénes aprobarán el documento y enviarles una solicitud de aprobación. El aprobador recibirá un correo electrónico y podrá aprobar o rechazar el documento, y agregar un mensaje opcional. Una vez aprobado o rechazado, se recibirá otro correo electrónico con el motivo de la decisión.

Archivos adjuntos en un correo como vínculo a OneDrive

El artículo explica cómo compartir archivos mediante enlaces en Outlook. Para ello, se debe seleccionar la opción «Examinar una ubicación en la nube» al adjuntar un archivo y elegir el archivo deseado en OneDrive. También se puede seleccionar «Cargar y compartir» para subir el archivo a OneDrive y compartirlo como un enlace. Compartir archivos de esta manera reduce el tamaño del correo y garantiza que el archivo llegue sin problemas. Además, los permisos del archivo se cambian automáticamente para que los destinatarios del correo tengan acceso al archivo.