Categoría: OneDrive

En este artículo se explica cómo trabajar con versiones de documentos en Office 365 utilizando OneDrive para la empresa. Cuando se sube un archivo de Word o Excel y se realiza una modificación, se guardan automáticamente y se crean versiones de cada cambio. Desde la opción «Historial de versiones» en el menú «Información» del documento, se pueden ver y restaurar versiones anteriores del documento. Este mismo versionado también se aplica a otros tipos de archivos, como PDF. Al compartir documentos, se puede estar seguro de que otros usuarios pueden acceder a los mismos y realizar modificaciones sin miedo a perder información. Además, si los documentos son Word o Excel, es posible ver la foto de lo que contiene cada versión a tiempo real desde sus respectivas aplicaciones.

Este tutorial explica cómo crear un archivo PDF en Office 365 a partir de un documento de Word o Excel almacenado en OneDrive. Para hacerlo, se debe seleccionar el archivo de Word o Excel y hacer clic en los tres puntos para abrir las opciones, luego ir a «Automatizar» y seleccionar «Copiar archivo como PDF en OneDrive». A continuación, se ejecuta el flujo de conversión del archivo y se crea el archivo PDF en la misma ubicación que el archivo original en OneDrive. Este proceso también se puede realizar con archivos de Excel.

Este artículo explica las diferencias entre compartir un archivo de OneDrive como vínculo o acceso directo. Además, muestra cómo compartir un archivo con otras personas y cómo conceder acceso directo a usuarios específicos. También se describe cómo eliminar vínculos y accesos directos y recuperar el control exclusivo del archivo en OneDrive.

El artículo explica cómo crear un flujo de trabajo de aprobación de documentos en OneDrive. Seleccionando «Solicitar aprobación», se puede elegir quiénes aprobarán el documento y enviarles una solicitud de aprobación. El aprobador recibirá un correo electrónico y podrá aprobar o rechazar el documento, y agregar un mensaje opcional. Una vez aprobado o rechazado, se recibirá otro correo electrónico con el motivo de la decisión.

El artículo explica cómo compartir archivos mediante enlaces en Outlook. Para ello, se debe seleccionar la opción «Examinar una ubicación en la nube» al adjuntar un archivo y elegir el archivo deseado en OneDrive. También se puede seleccionar «Cargar y compartir» para subir el archivo a OneDrive y compartirlo como un enlace. Compartir archivos de esta manera reduce el tamaño del correo y garantiza que el archivo llegue sin problemas. Además, los permisos del archivo se cambian automáticamente para que los destinatarios del correo tengan acceso al archivo.