En este artículo vamos a ver cómo integrar Power Automate dentro de Teams. Power Automate o anteriormente llamado Microsoft Flow nos permite crear flujos de trabajo.

Lo flujos de trabajo de Power Automate consisten en una serie de pasos con cierta lógica que nos permitirán conectar unas aplicaciones con otras. Estas aplicaciones se denominan conectores dentro de Power Automate.

En primer lugar vamos a ir al menú principal de la izquierda y en la opción de los tres puntos “…” buscamos “Flow” o “Power Automate” ya que el nombre no está cambiado aún en todos los sitios.

Vamos a la opción de flujos en la parte superior Aquí nos van a aparecer los flujos que tengamos creados y además en la parte inferior aparecen una serie de plantillas con flujos de trabajo ya prediseñados que nos servirán como punto de partida.

 

Podemos ver en las plantillas de esto flujos de trabajo ya diseñados que tienen una serie de iconos con las aplicaciones o conectores que utiliza, además de una descripción de lo que hace el flujo.

 

Por ejemplo, el que se muestra en la imagen indica que publica un mensaje en Teams cuando se crea una nueva tarea en Planner, se muestran los iconos de Planner y de Teams, junto con su descripción y en la parte inferior vemos un número que indica la cantidad de veces que se ha utilizado este flujo de trabajo.

Si pinchamos en la plantilla, veremos que el primer icono es el del “Desencadenador”, en este caso Planner, ya que el flujo se inicia cuando se crea una tarea en Planner. Los siguiente conectores son los “Pasos” del flujo, en el caso que nos ocupa es Teams, ya que cuando se lanza o desencadena el flujo el paso a realizar es publicar un mensaje en Teams.

Para poder empezar a utilizar este flujo nos deberemos conectar dentro de Office 365 con una cuenta válida a cada uno de los conectores.

Una vez realizado esto, ya podemos continuar para abrir el diseñador o editor del flujo.

Como vemos el primer paso es el desencadenador, que en este caso es la creación de la tarea en Planner. Por lo que deberemos seleccionar el Plan que vamos a utilizar.

Y después, en el siguiente paso indicaremos el Equipo y el canal concreto de Teams en donde se publicará el mensaje con la tarea.

Este mensaje contiene una serie de valores que se denominan contenido dinámico. Estos valores son campos dinámicos que nos permite mostrar el título de la tarea de Planner, la fecha y hora de vencimiento, el usuario que lo ha creado, etc.

Estos campos los podríamos modificar, así como poner el texto adicional. Por ejemplo yo voy a poner aquí “Nombre de tarea” y “Creado por” y/o añadir nuevos campos dinámicos, como puede ser el “Id” de la tarea de Planner.

Ya sólo hay que pinchar en guardar y en la parte superior se activará la opción de comprobar el flujo, que nos permite ver si tiene errores o pinchar en el botón de probar, para realizar una prueba de ejecución del flujo.

Si volvemos a la pestaña de flujos, veremos como aparece el flujo que hemos creado y que desde la opción de los tres puntos “…” podremos desactivarlo, ver el historial de ejecuciones, editarlo o eliminarlo definitivamente. 

 

Como vemos, existen múltiples plantillas que vamos a poder utilizar y muchas aplicaciones a las que podemos conectar. Es bastante versátil, y seguramente si hay algo que no podemos hacer por defecto lo vamos a poder hacer con Power Automate, sobre todo a la hora de interconectar aplicaciones de Office 365 entre sí o incluso conectarnos con aplicaciones externas.